I lavori ripetitivi sono dispendiosi in termini di tempo, costosi e soggetti a errori, per qualsiasi azienda. Inoltre, i dipendenti spesso li trovano monotoni e demotivanti. Pertanto, in tutti i settori, si cercano delle soluzioni automatizzate per tutti i tipi di attività. E' ormai un dato di fatto che le macchine sono in grado di lavorare di più e molto più efficientemente, rispetto al lavoro manuale. E, più di recente, hanno fatto la loro comparsa robot in grado di svolgere lavori precisi e accurati.
Ma l'automazione e la robotizzazione possono essere applicate anche su un altro livello meno tangibile, in particolare nel lavoro che viene svolto dietro a un computer. La RPA, o automazione robotica dei processi, è l'automazione dei processi amministrativi aziendali. Quindi, non un robot con bracci di presa, ma semplicemente un software bot - un "lavoratore digitale". Queste tipologie di lavoratori esistono già nel settore ortofrutticolo. In questo articolo, Keelings Knowledge presenta Daisy - Digital Artificial Intelligence System, un sistema di intelligenza artificiale digitale.
"Più di 25 anni fa, il gruppo Keeling decise di non acquistare un programma software, ma di svilupparne uno proprio", esordisce Rick Rebergen della Keelings Knowledge, azienda che fa parte del gruppo irlandese di frutta e verdura Keelings International. "Assunse analisti aziendali e sviluppatori. E, per 15 anni e più, l'azienda ha utilizzato quel pacchetto di Enterprise Resource Planning, ERP (Pianificazione delle risorse d'impresa). Nell'ultimo decennio, è diventato così completo, così ampio e approfondito che potremmo commercializzarlo".
"Ecco perché, nel 2012, è stata fondata la Keelings Solutions, che nel 2019 è diventata Keelings Knowledge. Crediamo di essere un centro di conoscenza. Dopotutto, il Gruppo Keelings copre tutti gli aspetti della catena di fornitura, dalla coltivazione allo scaffale. Il nostro programma software, che abbiamo chiamato KBS - Keelings Business System - riflette il know-how aziendale".
Ci sono, ovviamente, molti programmi software per la gestione dei processi aziendali. Allora, qual è il punto di forza del KBS, rispetto agli altri? "E' stato sviluppato da noi, nell'ambito del nostro settore", è la risposta di Rick. "Sappiamo esattamente cosa serve per gestire bene un'attività commerciale di frutta e verdura. Molti programmi sono sviluppati secondo la tecnologia IT. Il nostro software riflette l’attitudine del settore ortofrutticolo, unita a 95 anni di esperienza. Gestiamo tutti i processi della filiera, quindi abbiamo sviluppato il nostro programma in modo estremamente logico. Arrivi dove vuoi, ogni giorno, in pochi passaggi".
Fatture, valuta e conti bancari
Come funziona Daisy? La Keelings Knowledge propone una soluzione, ad esempio, per l'elaborazione e il pagamento delle fatture in entrata. Anche in questo caso, come in tutti i processi di automazione, l'approccio consiste nell'evitare attività (di controllo) ripetitive, dispendiose in termini di tempo, e soggette a errori. "Il sistema ERP di un'azienda solitamente include accordi con i fornitori su una particolare consegna. Ad un certo punto arriva la fattura cartacea o digitale".
"Il documento viene confrontato con gli accordi di programma e, se i dati sono corretti, il sistema inoltrerà automaticamente la fattura all'ufficio finanziario, per il pagamento. Alcune aziende si affidano interamente al sistema ERP, altre scelgono di eseguire un ultimo controllo manuale. Se la fattura non è corretta, ad esempio a causa di un importo diverso, viene chiesto al reparto amministrativo di correggere l'errore con il fornitore. Ora siamo arrivati al punto in cui il software può svolgere un ulteriore passaggio, o anche due", spiega Rick.
Mappa concettuale di Daisy
"Un'altra soluzione che offriamo riguarda i tassi di cambio. E' uno strumento abbastanza semplice, ma fondamentale per le aziende che operano a livello internazionale. Normalmente si trova il tasso di cambio corrente su Internet e lo si inserisce manualmente nel sistema. Daisy ora lo fa per te. A volte le aziende con filiali o uffici vendite in diversi Paesi, lavorano con più conti bancari. Abbiamo una soluzione per loro che mette insieme i diversi conti".
RPA e AI
"L'automazione robotica dei processi è spesso integrata con l'intelligenza artificiale, ma coinvolge anche quella umana. L'intelligenza artificiale è basata sui dati ma, ovviamente, le aziende devono anche sapere esattamente qual è il loro obiettivo e cosa si vuole ottenere con tali informazioni. Bisogna, quindi, assegnare al software bot un compito molto preciso. E diverse soluzioni di intelligenza artificiale non lo fanno. Abbiamo standardizzato diversi processi e stiamo anche istruendo i nostri clienti a far svolgere loro il lavoro ripetitivo", continua Rebergen.
"Li aiutiamo in ciò e, alla fine, possiamo autorizzare questa funzione di sviluppo. Si tratta sempre di lavoro ripetitivo e frequente. Ma è proprio per questo che tali processi possono essere automatizzati, consentendo ai dipendenti di svolgere quindi compiti più interessanti. E poiché consente di risparmiare tempo, fa risparmiare denaro. Un'ora di soluzione RPA consente al cliente di risparmiare circa 7,5 ore di tempo. Quindi, l'anno scorso, i clienti che hanno utilizzato Daisy hanno probabilmente risparmiato in totale 500.000 euro".
Analisi comparativa dei prezzi e ordinativi di vendita
Un'analisi comparativa automatica dei prezzi al consumo potrebbe rivelarsi molto utile anche per le aziende ortofrutticole, in particolare per i broker. "Utilizziamo questo tipo di soluzione RPA per Irlanda e Inghilterra. Offriamo ai broker una panoramica quotidiana dei prezzi del mercato al dettaglio irlandese e britannico. Il software raccoglie tutti i prezzi dei prodotti finali di frutta e verdura fresca da Internet. I commercianti possono adeguare le loro quotazioni o negoziare", aggiunge Rick.
"Per quanto riguarda le vendite, circa due anni fa abbiamo sviluppato un software per l'elaborazione degli ordini. Gli ordini ricevuti elettronicamente, in PDF o text, vengono elaborati immediatamente e inseriti nel programma ordinativi di vendita esistente, in base al quale viene sviluppata una panoramica dei prodotti richiesti e dei prezzi concordati con il cliente, per quel particolare periodo. Questa componente software è molto diffusa. Abbiamo una soluzione simile dal punto di vista del fornitore, in base alla quale l'amministrazione elabora direttamente l'acquisto, in un unico passaggio".
La Keelings International è impegnata nell'automazione orientata ai processi aziendali ripetitivi, soggetti a errori e dispendiosi in termini di tempo o RPA. "L’automazione robotica dei processi è davvero un valore aggiunto. Il nostro sistema Daisy ha già circa 20 utenti in tutta Europa. Consente di fare meno errori e risparmiare tempo e denaro".
"Puoi usarlo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è facilmente scalabile e riduce il numero di attività ripetitive e demotivanti, consentendo quindi ai dipendenti di venir coinvolti in modo più creativo in altre attività. Attualmente abbiamo circa cinque soluzioni disponibili per i processi ripetitivi Ma siamo abbastanza sicuri che avremo una dozzina di applicazioni disponibili entro la fine dell'anno", conclude Rick.
Rick Rebergen
Keelings Knowledge
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