La Hoofdman-Roodzant esporta frutta e verdura verso il mercato russo. Pertanto, negli ultimi anni, questa azienda olandese è passata sempre più da inviare carichi misti alla spedizione di container direttamente dai suoi fornitori che si trovano in Sud America, Sudafrica, India e Europa meridionale. Voleva avere un quadro di tutte le spedizioni e la documentazione necessaria, all'interno di un unico portale.
A tal fine, l'esportatore ha iniziato a cercare uno strumento per gestire tutte le informazioni in tempo reale. Quando si è scoperto che non ce n'erano di disponibili, la Hoofdman-Roodzant ha iniziato a svilupparne uno. Ecco come nasce LogisticDocuments.com, un'entità separata, creata da importatori, esportatori e cross-trader, e presentata di recente.
Da 20 a 30 operazioni
"Noi esportiamo in Russia e sappiamo bene quanta energia ci vuole per organizzare la corretta documentazione, prima che un container arrivi al cliente. Ci vogliono almeno da 20 a 30 operazioni. Naturalmente, si può creare un dipartimento di back-office per questo. Ma noi abbiamo optato per il nostro strumento", afferma Christian Schouten.
"Abbiamo aggiunto la funzionalità plug-and-play all'attuale infrastruttura IT di importatori, esportatori e cross-trader. Abbiamo reso accessibili tutte le spedizioni in un unico portale, inclusa la relativa documentazione e corrispondenza. Ha funzionato molto bene. Quindi, abbiamo deciso di non tenercelo per noi ma metterlo a disposizione del mercato".
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Proattivo invece che reattivo
Ci sono voluti due anni di sviluppo, test, messa a punto e implementazione. Da allora, quattro società sono attive su LogisticDocuments.com. Il portale è pronto per essere introdotto su un mercato più ampio. "Riteniamo un vantaggio il fatto di aver costruito il sistema partendo dal nostro background d’importazione ed esportazione. Solo allora sai con quali fattori hai a che fare. Pensiamo che questo strumento risponderà a un'esigenza diffusa", spiega Schouten.
"LogisticDocuments.com promuove la comunicazione e il trasferimento dei dati tra le filiali e gli anelli della filiera. I singoli operatori della catena hanno molte informazioni disponibili, ma spesso sono inaccessibili in tempo reale o nascoste in una casella di posta. Ora si possono rendere disponibili ai partner e in tempo reale. Questo limita le discussioni e i contatti non necessari. E si può lavorare in modo proattivo invece che reattivo".
"I ritardi nelle spedizione marittime sono comuni, ma nessuno può fornire una tracciabilità completa del container. Spesso non ricevi alcuna notifica quando un container è in ritardo, o la ricevi troppo tardi. Questo sistema ti invia un avviso immediato, così puoi informare in modo proattivo il tuo cliente. La nostra piattaforma fornisce la soluzione e offre un quadro completo dello stato del container a tutte le parti della filiera. E attraverso i portali partner integrati, forniamo a clienti e fornitori una visione completa dello stato del container", dice Christian.
"Date le nostre radici, stiamo iniziando a portare questo portale all'attenzione di altre aziende ortofrutticole. Ma pensiamo che possa essere una soluzione anche per altri settori, come quello della carne o dei prodotti farmaceutici. Vendiamo questo portale su licenza. C'è una quota di abbonamento per gli utenti, più una commissione per container".
"L'abbonamento include licenze partner gratuite per clienti e fornitori. Considerando tutti gli sforzi che si dovrebbero compiere per avere una tale panoramica, la quota d’abbonamento è irrisoria. Il sistema è anche facile da implementare. Non sono previsti progetti di implementazione lunghi e costosi", continua Schouten.
Trasparenza
"Riteniamo che una piattaforma come questa si adatti bene agli attuali sviluppi nel panorama IT. Sempre più infrastrutture IT vengono sviluppate indipendentemente l'una dall'altra. Ovviamente questo sistema non è ancora completamente sviluppato. Ad esempio, quest'anno è in fase di sviluppo l'API (Application Programming Interface) che collegherà i pacchetti ERP (Enterprise Resource Planning) e i moduli finanziari e di magazzino".
"Questa piattaforma risponde anche alla crescente domanda di trasparenza all'interno della catena. La globalizzazione continua. Sta diventando sempre più facile organizzare i container da soli, ma non lo è avere una panoramica di tutto. LogisticDocuments.com è la risposta per gestire in modo efficiente e sostenibile i processi logistici", conclude Schouten.
Per maggiori informazioni
Christian Schouten
Email: c.schouten@logisticdocuments.com 
Logistic Documents.com
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