La gestione dei documenti può essere l'ultima cosa che un commerciante ortofrutticolo prende in considerazione. Tuttavia, all'interno di un'azienda non dovrebbe essere difficile avere la documentazione sulla qualità in ordine. Luc Meijs e Pepijn Broekman di Thysia lo hanno dimostrato durante un webinar martedì 18 maggio 2021, durante il quale è stato discusso un nuovo sistema: KMS Solutions.
Pepijn Broekman (a sinistra) e Luc Meijs (a destra)
Struttura nei documenti importanti
KMS Solutions utilizza Microsoft 365 e quindi, prevalentemente, Teams e SharePoint. "La combinazione Teams/SharePoint sta diventando sempre più importante. Gli utenti di SharePoint sono passati da 100 a 200 milioni in un solo anno", dice Meijs nella sua introduzione. "Riscontriamo problemi comuni con i clienti - aggiunge Broekman - Tra questi le unità di rete sovraccariche con certificati scaduti. Di solito c'è anche una mancanza di visione d'insieme quando si revisiona un documento. O delle difficoltà a collaborare sulla documentazione".
"A volte i documenti importanti rimangono bloccati nelle caselle di posta delle persone. O i dischi contengono diverse versioni di protocolli e non è chiaro quale sia il documento corretto. E' qui che entra in gioco KMS Solutions. Questo sistema è utilizzato per la gestione dei documenti sulla qualità e utilizza SharePoint. E' ampiamente utilizzato dalle aziende che lavorano nel settore ortofrutticolo. KMS assiste nell'elaborazione ordinata di certificati e contratti. In realtà, aiuta con tutti i tutti i tipi di documenti che devono essere controllati e rivisti".
Come funziona?
Il programma permette di gestire i documenti utilizzando standard definiti. Per esempio ai documenti vengono concessi i diritti e solo il proprietario può modificarli. "Funziona così: diciamo che un certificato deve essere cambiato. Il programma invia un messaggio al proprietario del documento con largo anticipo, avvisandolo di questo. Una volta che è stato regolato, invia il documento alle persone che devono controllarlo. Dopo di che viene inviato di nuovo al proprietario, che lo approva. E' possibile impostare che il documento venga rivisto un anno dopo, per esempio. E il processo ricomincia da capo", spiega Broekman.
SharePoint
"L'ambiente SharePoint condivide le notifiche del programma, come, ad esempio, quali procedure devono essere avviate. O quali documenti devono essere rivisti, istruzioni di lavoro e così via. Se necessario, si può includere un video di istruzioni che spiega come funziona il programma. Ci sono anche scorciatoie per i documenti. La loro etichettatura crea una chiara visione d'insieme".
"E' possibile ordinare i documenti in base al dipartimento. In questo modo tutti i documenti rilevanti sono disponibili all'interno di un dipartimento. Oppure possono essere ordinati in base al proprietario. In questo modo si ha una rapida panoramica dei documenti che devono essere elaborati. KMS Solutions crea un flusso di approvazione chiaro e facile da gestire per le modifiche ai documenti", conclude Broekman.
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