"Non avrai una seconda occasione per fare una prima buona impressione", recita il detto. Anche per un'azienda, la prima interfaccia con gli utenti esterni - clienti, fornitori o altri - è una fase delicata, da non sottovalutare. Forniremo dunque qui di seguito alcuni consigli pratici per una gestione efficace delle telefonate in ingresso in azienda.1. Destinare personale specifico alla mansione di centralino.
2. E' buona norma che chi risponde al telefono citi il nome dell'azienda. Ad esempio: "Buongiorno, qui è la ditta X".
3. E' opportuno che il personale del centralino sia in grado di rispondere anche a telefonate in lingua straniera.
4. Il centralino deve smistare le chiamate e, in assenza della persona richiesta, prendere nota con esattezza dei dati del chiamante.
5. Se più persone si alternano al centralino, è bene che i dati sulle chiamate giunte in azienda durante il turno precedente siano messi a disposizione anche del turno successivo (in caso, per esempio, un chiamante debba essere ricontattato in un secondo momento).
6. L'ambiente del centralino deve essere possibilmente schermato da rumori di fondo che possano disturbare la conversazione telefonica.
7. Fuori dall'orario di lavoro, è bene prevedere l'entrata in funzione di una segreteria telefonica automatica.
8. Ad intervalli regolari, chiedete ai vostri clienti un parere sul grado di soddisfazione/servizio/efficienza che hanno tratto dal contattare telefonicamente la vostra azienda.
Per tutti: gentilezza e cortesia non costano nulla, perciò distribuitene con generosità a tutti i chiamanti!
Nota bene: potenziali affari potrebbero sfumare per banali negligenze da parte dell'azienda nel gestire le telefonate in ingresso.