Comunicazione aziendale: come effettuare la scelta degli strumenti opportuni

Riprendiamo la nostra nuova rubrica dedicata alla cultura d'impresa, alla comunicazione e al marketing. Vedremo in questo articolo le caratteristiche specifiche di diverse forme di comunicazione, in modo da potersi orientare nel modo giusto per la realizzazione del piano di comunicazione aziendale (vedi precedente articolo).

Comunicare significa fare delle scelte. Per cosa optare: comunicazione orale, scritta o digitale? La scelta del mezzo non deve basarsi soltanto sulla sua accessibilità, ma anche sulla sua qualità. I migliori risultati si potranno ottenere attraverso l’impiego congiunto di diversi mezzi di comunicazione, in modo che possano completarsi e rinforzarsi a vicenda.

La scelta del mezzo di comunicazione può dipendere dal tipo di messaggio che si intende comunicare o dal budget a disposizione. Alle volte sarà necessario affidarsi a degli esperti per orientarsi. In ogni caso, si può essere creativi anche con poco budget a disposizione. Per esempio lavorando su una lista di nomi e indirizzi da contattare personalmente.

In ogni caso, qualunque sia la forma scelta, è opportuno che tutta la vostra organizzazione sappia cosa sta succedendo. Se infatti la comunicazione funziona, il risultato è quello di ricevere risposte e se il personale aziendale non sa come gestire questi contatti, la comunicazione andrà del tutto sprecata!

La giusta miscela
Come ottenere un buon mix tra i diversi mezzi di comunicazione? Innanzitutto si tratta di usare il buonsenso: se per esempio la finalità è quella di creare una maggiore "brand awareness", cioè una maggiore notorietà del marchio nel pubblico di riferimento, è molto difficile che distribuire un semplice volantino possa ottenere grandi risultati. Meglio optare per una campagna con mezzi diversi, in ambiti ad alta frequentazione.

Per creare il proprio mix ideale tra diversi mezzi di comunicazione, si rimanda alle tabelle di orientamento qui di seguito:

Comunicazione orale

Mezzo di comunicazione	Quando è adatto?	Note
Colloquio personale	Argomenti complessi, controversi o delicati. Grandi investimenti.	Richiede molto tempo.
	Il pubblico di riferimento è limitato.	Determinazione e coinvolgimento emotivo.
	L’obiettivo è: scambiare informazioni, sondare reazioni, rispondere a domande.	Richiede azioni di follow-up (cioè la comunicazione non può terminare in quel momento, ma va "seguita" con azioni successive).
Convegno / Workshop	Argomenti complessi, controversi o delicati. Più di un soggetto che deve prendere decisioni di acquisto. Grandi investimenti.	Necessita di una regia e di un programma.
	Il pubblico di riferimento è numeroso, ma può essere raccolto in un luogo solo.	Possibilità di porre domande e ricevere risposte.
	L’obiettivo è: scambiare informazioni.	Tradurre la tematica in modo interessante per il pubblico.
		Richiede azioni di follow-up.

Comunicazione scritta
Chi opta per una forma di comunicazione scritta deve anche porsi il problema di come distribuire il messaggio: come farlo pervenire al proprio pubblico di riferimento? La creatività può aiutare. Per esempio si potrebbe spedire ai propri clienti l’ultima brochure aziendale insieme alle fatture, oppure mettere un volantino nei sacchetti per la spesa.

Mezzo di comunicazione	Quando è adatto?	Note
Mailing via posta o via Internet	Il pubblico di riferimento è noto (se ne conoscono nome, cognome e indirizzo postale o elettronico)	L’indirizzario deve essere sempre mantenuto aggiornato.
	L’obiettivo è: attrarre l’attenzione	Stile di scrittura promozionale.
	L’argomento è collegato all’attualità e si presta ad essere espresso in forma chiara e concisa.	Messaggio semplice da recepire.
		Sintetico (massimo un foglio formato A4)
		Azione: proporre al destinatario un’offerta interessante.
		Richiede azioni di follow-up.
Volantino	Il pubblico di riferimento è noto (se ne conoscono nome, cognome e indirizzo postale o elettronico) o facilmente raggiungibile.	L’indirizzario deve essere sempre mantenuto aggiornato.
	L’obiettivo è: attrarre l’attenzione, stimolare l’interesse.	Adatto come allegato alla posta "regolare".
	L’argomento è collegato all’attualità e può essere espresso in forma chiara e concisa.	Messaggio semplice da recepire.
		Design creativo, che catturi lo sguardo.
		Azione: proporre al destinatario un’offerta interessante.
Brochure	Il pubblico di riferimento è raggiungibile (per esempio in una fiera specializzata).	Stile promozionale (testo e design)
	L’obiettivo è: fornire informazioni.	Non troppe informazioni!
	Il messaggio non fa riferimento all’attualità.	Si può collegare all'attuale mailing-list oppure distribuire in punti di contatto con la clientela.
Notiziario	Il pubblico di riferimento è noto o facilmente raggiungibile	Attualità.
	L’obiettivo è: informare con regolarità su nuovi fatti o sviluppi.	Frequenza fissa.
	Il messaggio cambia continuamente e bisogna sempre avere notizie da riferire.	A carattere aleatorio.
		L’indirizzario deve essere sempre mantenuto aggiornato.
		Riconoscibile per forma, struttura e stile. Mantenere il notiziario compatto e chiedersi se le notizie sono rilevanti per il pubblico di riferimento.

Comunicazione digitale
Diversi sono gli strumenti che si possono utilizzare per aumentare il traffico verso il proprio sito internet aziendale. Tra le azioni utili ci sono quelle di includere il proprio URL in ogni comunicazione, fare un uso intelligente dei banners pubblicitari, creare pagine separate per determinate azioni interattive o tentare quanto più possibile di accogliere in modo personale i visitatori del sito.

Mezzo di comunicazione	Quando è adatto?	Note
Sito web	Il pubblico di riferimento è molto vario, dalla persona di passaggio al cliente abituale.	Scegliere un URL (nome del sito web) facile da ricordare.
	L’obiettivo è molteplice: dall’informazione attuale, a quella "storica", fino all’interazione.	La struttura di navigazione deve essere semplice e accessibile.
	L'argomento si articola su diversi temi.	Possibilità di implementare interazioni (offrite ai vostri visitatori qualcosa da leggere e da fare!)
Newsletter	Il pubblico di riferimento è noto (indirizzi mail).	Potrebbe essere necessario il consenso delle persone all’uso della loro mail per l’invio della newsletter.
	Obiettivo: attrarre interesse e pubblico sul sito web.	Testi sintetici, con link al sito web. Provvedere che la pagina di destinazione sia ben realizzata.
	L'argomento è incentrato sull’attualità ed è presentato in forma chiara e concisa.	Inserire la facoltà di sottoscrivere o cancellarsi dalla newsletter a ogni invio.
		Offrire la duplice scelta tra testo semplice e formato HTML.
Banners	Il pubblico di riferimento è vario.	Vari formati e dimensioni.
	L’obiettivo è quello di attrarre l’attenzione e aumentare le visite sul proprio sito web, collegato al banner.	Più grande il formato, più efficace il banner.
	L'argomento è di attualità e invita al contatto.	Maggiore la frequentazione del sito nel quale si colloca il banner, migliori i risultati.
		Il messaggio trasmesso deve essere semplice.

Per quanto riguarda quest'ultimo strumento di comunicazione, si ricorda che la Redazione di FreshPlaza è a Vostra disposizione per la programmazione di campagne banner sul nostro giornale, compresa la loro realizzazione grafica. Per ogni ulteriore informazione, scrivete a: rossella@freshplaza.it

Data di pubblicazione: 23/07/2010
Autore: Rossella Gigli
Copyright: www.freshplaza.it

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