In Spagna, il 20 dicembre 2022 è stato approvato il regio decreto 1028/2022, che sviluppa il Registro dei Contratti Alimentari: un registro digitale in cui è obbligatorio registrare i contratti alimentari firmati con i produttori primari e i loro gruppi, e le loro modifiche, prima della consegna del prodotto oggetto del contratto.
Gli acquirenti di materie prime possono già caricare i documenti, ma solo dal 30 giugno sarà obbligatorio per loro utilizzare questo Registro dei contratti alimentari, con il carico di lavoro amministrativo che ciò comporterà.
Il mancato rispetto di questo regolamento comporterà sanzioni significative che vanno da 3.000 a 3 milioni di euro
"C'è grande preoccupazione e incertezza da parte di molte aziende di produzione e commercializzazione - soprattutto quelle che movimentano volumi importanti - perché le nuove normative richiedono di compilare il relativo contratto o addendum, firmarlo digitalmente e caricarlo nel Registro dell’Agenzia di informazione e controllo sugli alimenti (AICA), che potrebbe costare loro molto tempo e rallentare notevolmente l'attività", ha affermato Daniel Cerqueiro, amministratore delegato della Docuten Tech.
Grazie a Docuten, questo compito può essere svolto in pochi secondi
"Le procedure amministrative di questo nuovo regolamento limiteranno il ritmo delle attività di queste aziende. Fortunatamente l’operazione che, eseguita manualmente, richiede circa 15 minuti per contratto di acquisto, può essere eseguita in pochi secondi grazie a Docuten, una soluzione completa che abbiamo sviluppato per molti dei nostri clienti nel settore alimentare", ha spiegato Cerqueiro.
Secondo il rappresentante di questo software, con Docuten è possibile automatizzare il processo, dalla firma digitale di contratti e addenda all'invio automatico della documentazione e delle modifiche all'anagrafica, garantendo il rispetto delle normative vigenti. "L'industria ha mostrato molto interesse per il nostro prodotto".
La soluzione: firma digitale + automazione del processo di registrazione
Il processo di automazione inizia con il contratto tra l'acquirente e il fornitore. Docuten è uno strumento che consente ad acquirenti e fornitori di inviare i contratti e firmarli digitalmente, in modo totalmente legale e sicuro.
"Le aziende del settore devono tenere conto che la Legge sulla filiera alimentare prevede l’inserimento obbligatorio di una serie di campi nei contratti con i fornitori. Quando i contratti sono cartacei, è complesso garantire che questi campi vengano completati dai fornitori prima che il contratto venga firmato e registrato in AICA. Docuten ha un sistema di modello che facilita la compilazione corretta di questi campi, attraverso la creazione di contratti tipo modificabili e la convalida dei campi obbligatori", ha dichiarato Cerqueiro.
Il processo prosegue con l'invio automatico al Registro alimentare.
"Dopo la firma digitale dei documenti, la nostra soluzione software consentirà all'utente di comunicare automaticamente con il Registro alimentare, senza dover accedere al sito e caricare i contratti uno per uno. Il cliente dovrà solo avviare il processo facendo clic su un pulsante dell'applicazione e il nostro sistema eseguirà automaticamente questi tre processi", ha detto il Ceo. "Per fare questo, ci occuperemo di tutti i passaggi necessari per automatizzare tale processo".
- Identificazione in AICA
- Caricamento del contratto e di eventuali documenti aggiuntivi che potrebbero essere necessari
- Conferma della registrazione: l'amministratore della firma o la persona che ha inviato il contratto da firmare riceverà una notifica via e-mail a conferma che il processo è stato completato con successo.
"Garantiamo l'inalterabilità del documento firmato e la sua custodia per 4 anni come previsto dalla legge"
Inoltre, la normativa prevede l'obbligo di conservare il contratto e la relativa documentazione, compreso il carteggio, per 4 anni. "Docuten è un Qualified Trust Service Provider che aiuterà i clienti a rispettare tali requisiti, dal momento che abbiamo le comunicazioni digitali e gli allegati e garantiamo l'inalterabilità del documento firmato e la sua conservazione per 4 anni, come richiesto dalla legge, in un piattaforma sicura e legale al 100%", ha concluso Cerqueiro.
Per maggiori informazioni:
Daniel Cerqueiro
Docuten Tech S.L.,
+34 655 679 169
[email protected]
www.docuten.com