La gestione delle fatture elettroniche non è basata solo sulla mera digitalizzazione del documento ma su un processo ben più complesso che prevede un sistema di emissione, trasmissione e conservazione, che con il tempo mira ad abbandonare il supporto cartaceo, il quale comporta una serie di costi e sprechi aggiuntivi relativamente alla stampa, ai materiali, ai trasporti e allo spazio utilizzato per la conservazione.
Digitalizzare non vuol dire semplicemente scansionare un documento cartaceo, ma utilizzare un software appositamente predisposto per la gestione totale di una serie di file prodotti in formato XML, affini al processo di ricerca e archiviazione basato sull'interpretazione dei metadati.
Un file XML, infatti, è caratterizzato da un insieme di informazioni, tra le quali anche i dati della fattura, che sono verificabili in fase di controlli previsti dalla legge. Questa procedura riesce a documentare in modo nuovo le operazioni e il primo vantaggio che si riscontra è il minore spreco di carta, energia e spazio, dovuti alla digitalizzazione.
Altro interessante vantaggio è la condivisione, infatti, da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo, pc, smartphone o tablet, sarà possibile controllare e gestire i documenti prodotti.
Quale sarà la procedura da seguire?
Quello che oggi avviene tra privati e pubblica amministrazione avverrà anche tra privati, quindi chi emette la fattura dovrà utilizzare la firma elettronica qualificata, per garantire la genuinità del materiale e l'integrità delle informazioni.
Per richiedere il certificato della firma qualificata bisogna fare riferimento nell'elenco dei certificatori autorizzati che sono stati indicati nel sito dell'Agenzia per l'Italia digitale www.agid.gov.it.
Le procedure di invio della documentazione saranno effettuate mediante il Sistema di interscambio, chiamato anche Sdi, gestito dall'Agenzia delle Entrate, che permette di trasmettere le fatture elettroniche, attraverso Pec, Web service, Ftp, ecc.
Utilizzando la Pec per l'invio, non è obbligatorio accedere al il Sistema di interscambio, quindi basta essere in possesso di una casella di posta elettronica certificata e avere a disposizione una Carta nazionale dei Servizi, oppure registrarsi a Entratel o Fisconline.
La normativa prevede che, abbinata alla fattura elettronica, dovrà essere annessa anche una copia cartacea, che può essere messa a disposizione direttamente e in autonomia da chi emette fattura. Quindi il fornitore trasmette la fattura elettronica oppure può scegliere di farsi supportare da un intermediario autorizzato, per esempio una banca, un commercialista o un'impresa del settore Ict, che sia in grado di procedere all'archiviazione sostitutiva, da completarsi entro 15 giorni apponendo la firma digitale e la marca temporale.
Per ciò che concerne la fatturazione elettronica in caso di acquisto di carburante, se l'acquirente non riceve fattura in un tempo previsto di massimo quattro mesi, può emettere l'autofattura elettronica evitando la sanzione, mentre la conservazione del documento avverrà mediante SDI. Facendo riferimento alla legge di Bilancio n. 205/2017, art. 1, commi 909 e ss., è stato stabilito che dal 1° luglio, se un'impresa agricola acquista carburante per i mezzi aziendali, dovrà informare il rivenditore, che nella stessa giornata di acquisto dovrà emettere la fattura in formato elettronico.
Quali sono le sanzioni previste per il mancato adeguamento? I soggetti passivi IVA sono esonerati dall'emissione della fattura, ma dovranno seguire le disposizioni in merito all'autofattura, che verrà emessa dall'acquirente in formato elettronico; in caso di mancata emissione, la fattura risulterà omessa e, quindi, soggetta a una sanzione, che corrisponde al 90-180% dell'IVA prevista nel caso in questione. Per approfondire in merito alle sanzioni e alle indicazioni relative alla fatturazione elettronica, si può fare riferimento a un esperto di Savino Solution.